|
1.) Registrierung
Die Akten werden vor Ort oder in unserem Lager registriert und in Kartons oder andere entsprechende Behältnisse verpackt.
Jeder Aktenordner erhält eine eindeutige Identifikationsnummer.
Durch die Registrierung werden schon wichtige Informationen für die spätere elektronische Suche erfasst.
2.) Abholung
Die Abholung erfolgt durch eigene Fahrzeuge und eigenes Personal, um die durchgängige Vertraulichkeit und Diskretion zu wahren.
3.) Einlagerung
Nach der Abholung durch unsere Mitarbeiter werden die Akten in eigenen bzw. langfristig angemieteten Lagerräumen eingelagert.
Die Lager sind gegen unbefugtes Betreten gesichert. Aus Diskretions- gründen geben die Lagerorte nur direkt an den jeweiligen Auftraggeber bekannt.
Entsprechend des erforderlichen Bedarfs sind wir in der Lage, unsere Lagerkapazitäten auch kurzfristig zu erweitern. Unsere Lagerhaltung ist so gestaltet, das etwa 500 m² immer sofort verfügbar sind und eine laufende Verfügbarkeit ständig bis auf 2000 m² erweitert werden kann.
4.) Erstellung einer Aktendatenbank
Die elektronische Aufnahme der Akten erfolgt über eine eigens erstellte Microsoft Access Datenbank. Dabei werden neben der schon erwähnten eindeutigen Aktenordner-ID wichtige Parameter wie zum Beispiel Firma, Inhalt und Jahr der Aktenerstellung registriert.
Auf Wunsch und Festlegung können unterschiedliche Termine der Aktenvernichtung vom Auftraggeber festgelegt werden. Damit kann im Verlauf der Gesamteinlagerung ein Teil der Akten zwischenzeitlich zeitgerecht vernichtet werden. Somit entfällt auch die weitere kostenerzeugende Einlagerung.
Zur eigenen Suche erhält der Auftraggeber eine selbststartende CD mit den für ihn relevanten Inhalten der Datenbank auf Basis einer durchsuchbaren Microsoft Excel Datei.
Unter vorheriger Definition der Schnittstelle ist es uns auch möglich, die Datenbank den Programmen des Auftraggebers anzupassen.
5.) Sicherstellen der Verfügbarkeit
Auf Anfrage des Auftraggebers stellen wir sicher, dass die erforderlichen Akten unseres Bestandes zu jedem notwendigen verfügbar sind.
Dafür legen wir für Ihre Sicherheit Wert darauf, dass der Transport nur durch eigene Mitarbeiter und Fahrzeuge erfolgt.
Die genaue Historie der Aktenausgabe wird auch in unserer Datenbank registriert.
6.) Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
Das Vernichten der Dokumente erfolgt in einer eigenen Anlage, die nach aktuellen datenschutzrechtlichen Bestimmungen arbeitet.
Anschliessend werden die geschredderten Unterlagen vermischt und verpresst.
In der Datenbank erfolgt entsprechend der Vernichtung ein Vermerk zu den einzelnen Akten. Nach Abschluss wird ein Vernichtungsprotokoll angefertigt und dem Auftraggeber zugesandt.
|
